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Drei gute Gründe für ein systematisches Wissensmanagement

In unserer heutigen Arbeitswelt spielt Wissen eine wichtige Rolle. Es findet sich nicht nur in Datenbanken und Dokumenten, sondern ist auch in Routinen, Prozessen, Praktiken und Normen eines Unternehmens verankert. Wissen bildet die Grundlage für komplexe Arbeitsabläufe, macht uns handlungsfähig und ist nicht selten ein erfolgsentscheidender Faktor für ein Unternehmen. Besonders in Zeiten des Wandels und der rapiden technischen Weiterentwicklungen.

Das Ziel eines erfolgreichen Wissensmanagements besteht darin, Wissen zu mehren, zu fixieren und für den betrieblichen Alltag nutzbar zu machen. Rudolf Kast, Themenbotschafter der Initiative Neue Qualität der Arbeit, erklärt, warum sich Unternehmen strategisch Gedanken über die Vermittlung und Sicherung von Wissen machen müssen – und mit welchen Strategien die Umsetzung gelingt:

Drei Gründe für ein systematisches Wissensmanagement

  1. Demografischer Wandel und Vielfalt – die neue Arbeitswelt wird bunt
  2. Im Zuge des demografischen Wandels werden junge Fachkräfte dringend gesucht. Es gibt dennoch viele Gründe, auch auf die Qualitäten älterer Mitarbeitender zu setzen. Die Fähigkeit, Situationen einzuschätzen, verschiedene Lösungsansätze zu finden oder die Routine in Stresssituationen zu wahren, kann nirgendwo so anwenderbezogen erlernt werden, wie im Berufsalltag. Ältere, erfahrene Mitarbeiter sind deshalb ein wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen. Jüngere Mitarbeiter steuern ihrerseits eine große Innovationskraft, die vergleichsweise "frische Ausbildung", Kenntnisse neuer Techniken sowie ein hohes Maß an Motivation bei. Kombiniert man diese Erfolgsfaktoren in altersgemischten Teams, haben alle Beteiligten etwas davon. Nicht nur wird "altes" betriebsinternes Wissen bewahrt und an Jüngere weitergegeben, es wird zudem mit neuem Wissen und Erfahrungswerten angereichert. Die Aufstellung möglichst diverser Teams ist übrigens nicht ausschließlich an das Alter gebunden. Auch Teammitglieder mit unterschiedlichen beruflichen Hintergründen, Kenntnissen und Erfahrungen helfen dabei, neues Wissen zu schaffen und nicht in Routine-Problemlösungen zu verfallen.

  3. Recruiting und Mitarbeiterbindung: Kommunikation und Kultur machen den Unterschied
  4. In den häufigsten Fällen geschieht der Wissensaustausch im Arbeitsumfeld unstrukturiert, spontan und anhand von Alltagssituationen. Die spontane Kommunikation wird oft verkannt, bildet aber den Grundpfeiler der Wissensvermittlung. Eine Unternehmenskultur, die die offene Kommunikation ermöglicht und zum Austausch ermutigt, ist daher unverzichtbar. Dazu gehören eine positive Fragekultur, das Vertrauen auf Seiten der Mitarbeitenden und der Führungsebene sowie unkomplizierte Kommunikationswege, die Raum für den fachlichen Austausch untereinander bieten – zum Beispiel in der Kaffeeküche oder beim gemeinsamen Essen. Ein Unternehmen, das Kommunikation und Austausch fördert und seinen Mitarbeitenden Raum und Freiheiten dafür gibt, positioniert sich auch als Arbeitgebermarke. Für bestehende und neue Mitarbeitende.

  5. Digitalisierung: Technik fordert und unterstützt ein aktives Wissensmanagement
  6. Die Technik und zunehmende Digitalisierung stellen neue und wechselnde Anforderungen an die Wissensarbeiterinnen und -arbeiter von heute. Um den Transfer und die Sicherung von Wissen gerade in schnelllebigen Zeiten nicht dem Zufall zu überlassen, sind zusätzliche organisatorische Strategien, Techniken und Prozesse gefragt. Kostenfreie Hilfsangebote, wie zum Beispiel der INQA-Selbstcheck Wissen & Kompetenz bieten einen realistischen Blick von außen und zeigen Unternehmen, wie sie die strategische Erfassung, Verteilung und Nutzung von Wissen weiter optimieren können. Darüber hinaus gibt es viele technikbasierte Hilfsmittel, mit denen sich ein systematisches Wissensmanagement organisieren lässt: So hilft ein Firmen-Wiki mit Informationen zu Wissen und Qualifikationen der Beschäftigten bei der Suche nach Ansprechpartnern. Datenbanken mit klaren Ablagestrukturen bündeln Firmenwissen und lassen sich – bei konsequenter Pflege – stetig weiterentwickeln. Neben Fakten und Grundlagen (Vorlagen, Briefpapier und ähnliches) können hier auch gute Beispiele ("Best practice"-Beispiele) und Reflexionen von Projekten ("Lessons learned") für alle Beschäftigten zugänglich gemacht werden.