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Interview mit dem Diakonischen Werk Baden

Bildnachweis: Uwe Völkner, FOX

 

Das Diakonische Werk Baden (DWB) ist einer der Spitzenverbände der Freien Wohlfahrtspflege in Baden-Württemberg mit rund 900 Mitgliedern. Das DWB hat ca. 180 Beschäftigte. In 2019/20 hat der Verband eine uWM plus-Beratung in Anspruch genommen.


Mit welchen Herausforderungen sahen Sie sich in Ihrem Unternehmen konfrontiert?


Der strukturelle Wandel macht auch vor den Spitzenverbänden nicht Halt. Durch die Digitalisierung haben Angehörige von zu pflegenden oder zu betreuenden Menschen heute die Möglichkeit, ihre Anliegen selbst in die Hand zu nehmen. Menschen organisieren sich spontan für bestimmte Projekte, so dass auch die Beratung des Verbandes sich ändern muss. Handlungsabläufe müssen überprüft und verändert werden. Mit neuen Angeboten und einem besseren Service wollen wir auf den Wandel reagieren.


Wie lief die Beratung ab und worauf haben Sie sich mit Ihren Beschäftigten verständigt?


Die Beratung lief sehr professionell ab. Wir haben für uns beraten, welche Digitalisierungspotentiale wir sehen und diese dann mit allen Mitarbeiter*innen besprochen. Es bestand die Möglichkeit, die vorgeschlagenen Vorhaben zu priorisieren, aber auch weitere Digitalisierungsprojekte vorzuschlagen. Es war alles in allem ein sehr transparenter Prozess. Auch haben wir so erreicht, dass sich alle mitgenommen fühlten und ein Veränderungsprozess in Gang gesetzt wurde. Jede*r hat im Prinzip verstanden, dass auch unsere Mitglieder eine andere Form der Zusammenarbeit mit uns erwarten. Im Anschluss an unsere Workshops haben wir versucht, die einzelnen Vorhaben in kleinteilige, agile Prozesse aufzuteilen und diese mit einem Zeitplan versehen. Natürlich müssen auch die finanziellen Mittel bereitgestellt werden. Gemeinsam mit unserem Berater haben wir ein Projekt ausgewählt, dass wir soweit in Gang gesetzt haben, dass die weitere Arbeit von uns übernommen werden konnte. Das hat perfekt funktioniert.


Können Sie schon Veränderungen bemerken, wurden bereits konkrete Ergebnisse erzielt?


Ja, die Veränderungen sind sichtbar und auch messbar. Durch uWM plus wurde bei uns, als Verband, ein Prozess in Gang gesetzt, der das Verständnis für die Digitalisierung und den damit verbundenen Wandel in der Arbeitswelt erheblich verbessert hat. Durch Workshops und die Einbindung der Mitarbeiter*innen konnten u. a. auch Potentiale in der Mitarbeiterschaft freigesetzt werden, die wir vorher nicht erwartet hätten. Natürlich wird dieser Prozess nicht von allen mitgetragen. Aber die positive Einstellung der Mehrzahl der Mitarbeiter*innen hat bei uns einen erheblichen Schub ausgelöst. Wie oben beschrieben, versuchen wir die Digitalisierung unseres Verbandes in Häppchen aufzuteilen. Mitarbeiter*innen erhalten die Möglichkeit, neue Arbeitsweisen (Scrum, Kanban, Design Thinking usw.) und Software-Produkte auszuprobieren. Wenn etwas gut funktioniert, wird das für alle zur Verfügung gestellt. Es finden interne Schulungen statt. Wichtig ist hier auch, dass sich alle auf Augenhöhe begegnen. Wir möchten kein Herrschaftswissen. Alle sollen von den Veränderungen profitieren.

In der Umsetzung eines Mitgliederportals sind wir gemeinsam mit unserem Berater einen großen Schritt weitergekommen. Das Projekt wird innerhalb der nächsten sechs Monate final umgesetzt und abgeschlossen. Zeitgleich haben wir auf eine Software umgestellt, die uns ein flexibleres Arbeiten ermöglicht. Wir nutzen vermehrt Cloud-Dienste und haben den Prozess der Dokumentenablage überarbeitet. Auch hier probieren wir gerade in einzelnen Abteilungen aus, welche Form der Zusammenarbeit am besten funktioniert.

Die Beratung hat auch dazu beigetragen, dass wir die Veränderungen im Rahmen der Covid-19-Pandemie sehr gut meistern konnten. Neben den jetzt üblichen Videokonferenzen haben wir auch das Thema Online-Schulungen für unsere Mitglieder noch einmal neu überdacht und damit begonnen entsprechende Formate anzubieten.


Was, glauben Sie, hat in Ihrem Unternehmen zum Erfolg der Beratung beigetragen?


Ein Punkt war sicher, dass wir den richtigen Berater hatten, der in Workshops immer wieder neue Potentiale unserer Mitarbeiter*innen entdeckt und gehoben hat. Die externe Sichtweise auf das eigene Arbeiten hat viele Abläufe transparent gemacht. Wichtig war auch die Einbindung aller Mitarbeiter*innen und die Herausstellung der positiven Dinge, die die Digitalisierung mit sich bringt.

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