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Interview mit Dr. Rudolf A. Maleri

Foto: Cedric Seipel

 

Klebs + Hartmann ist ein mittelständisches, familiengeführtes Unternehmen mit 114 Beschäftigten. Der Betrieb versteht sich als Komplettanbieter in der Elektro- und Antriebstechnik für Industrie- und Gewerbekunden. Das Unternehmen ist seit 1904 am Markt tätig und tief verwurzelt in der Metropolregion Rhein-Neckar. Von November 2019 bis Ende Juli 2020 hat Klebs + Hartmann eine uWM plus-Beratung in Anspruch genommen. Im Interview spricht Geschäftsführer Dr. Rudolf A. Maleri über den Prozess und die damit verbundenen Herausforderungen.


Mit welchen Herausforderungen sahen Sie sich in Ihrem Unternehmen konfrontiert?


Zu unseren größten Herausforderungen zählen der demographische Wandel und gewachsene, innerbetriebliche Strukturen. Von etwa 100 Mitarbeiter*innen sind rund ein Drittel 55 Jahre alt oder älter und werden demnach das Unternehmen in den nächsten zehn Jahren altersbedingt verlassen. Wir versuchen, dem entgegenzusteuern, indem wir verstärkt auf die Ausbildung setzen, Lehrlinge auch nach erfolgreichem Abschluss der Ausbildung halten und das Unternehmen attraktiver für neue Arbeitnehmer*innen gestalten.

Daneben waren gerade im Bereich EDV gewachsene Strukturen dafür verantwortlich, dass sich gewisse 'Eigendynamiken' entwickelt haben. Prozesse haben sich in den unterschiedlichen Abteilungen auseinanderentwickelt, da gerade die erfahrenen Mitarbeiter*innen individuelle 'workarounds' entwickelt haben, um Schwächen und Unzulänglichkeiten in der EDV-Infrastruktur zu überwinden.

In der Folge hat jede Abteilung anders gearbeitet, selbst Rechnungs- und Bestellungsformulare aus unterschiedlichen organisatorischen Einheiten sahen völlig unterschiedlich aus. Auf Organisationsebene hatten wir viele 'kleine Firmen' innerhalb der Firma. Der bürokratische Aufwand war durch viele Reibungsverluste extrem hoch. Diese Reibungsverluste haben sich in mehreren Symptomen geäußert – angefangen von einem hohen Zeitaufwand für Verwaltungsarbeiten über Mitarbeiter*innen, die unter Dauerstress stehen, bis hin zu einem hohen Papierverbrauch, weil jede Eingangsrechnung insgesamt fünf Mal ausgedruckt wurde.

Die größte Herausforderung auf Prozessebene war daher, die gewachsenen Strukturen zu ändern, ohne die Mitarbeiter*innen dabei zu verlieren.


Wie lief die Beratung ab und auf was haben Sie sich mit Ihren Beschäftigten verständigt?


Mit Hilfe der Beratung und Moderation durch unseren Berater Christian Navel konnten wir von Beginn an gemeinsam mit unseren Beschäftigten verschiedene unternehmensspezifische Herausforderungen in Rahmen der Gestaltungsfelder von uWM plus identifizieren. Mit diesem partizipativen Ansatz haben die Beschäftigten in drei Arbeitsphasen erfolgreich Ideen und Lösungen entwickelt. Auf der Lenkungsebene, bestehend aus Geschäftsleitung und Mitarbeitervertretung, wurden die Ergebnisse der Arbeitsphasen der Beschäftigten bearbeitet, die nötigen Ressourcen bereitgestellt und weitere Unterstützungsmöglichkeiten besprochen. Aufgrund der Covid-19 Pandemie mussten wir kurzzeitig die Beratung aussetzen, konnten aber aufgrund der Ergebnisse aus den ersten Arbeitsphasen das Programm nach drei Monaten fortsetzen und den Prozess erfolgreich zu Ende bringen.


Können Sie schon Veränderungen bemerken, wurden bereits konkrete Ergebnisse erzielt?


Im Zusammenhang mit der Covid-19-Pandemie ist es uns aufgrund der Optimierungsvorschläge aus den ersten Arbeitsphasen gut gelungen, Arbeitsplätze in das Homeoffice auszulagern und unsere IT-Infrastruktur mit recht wenigen Änderungen an die völlig veränderten Rahmenbedingungen (u.a. Videokonferenzen statt Kundenbesuchen) anzupassen. Daneben wurde ein papierloses Büro etabliert, was nicht nur erhebliche wirtschaftliche Vorteile nach sich gezogen hat, sondern uns auch ebenfalls durch die Covid-19 Pandemie hilft.

Die bestehende Software wird seitdem wesentlich effektiver und auch durchgängiger genutzt. Um die Nachhaltigkeit der erreichten Verbesserungen zu gewährleisten wurde ein Anwenderkreis gegründet.

Ferner wurden diverse Maßnahmen angestoßen und z. T. auch bereits etabliert, um die Wertschätzung seitens der Mitarbeiter*innen für das Unternehmen und seitens der Führungskräfte für die Mitarbeiter*innen zu gewährleisten.


Was glauben Sie, hat in Ihrem Unternehmen zum Erfolg der Beratung beigetragen?


Neben der Kompetenz und Moderationsfähigkeit der Beratung war die Zusammensetzung des Mitarbeiterteams, das die einzelnen Themen und Themenfelder bearbeitet hat, entscheidend. Gerade die enge Taktung des Programmes erfordert ein hohes Maß an Disziplin, Konsensfähigkeit und Zeitmanagement auf der einen Seite, aber auf der anderen Seite auch ein hohes Maß an Kreativität. Da branchenbedingt in unserem Unternehmen Kenntnisse im Bereich Projektmanagement und -steuerung nur auf technologischer Ebene und in anderen Bereichen nur sehr rudimentär vorhanden sind, war die Unterstützung durch eine kompetente Beratung sehr wichtig.

Essentiell sind die Einbeziehung und Unterstützung durch die Mitarbeiter*innen des Unternehmens. In unserer über 100-jährigen Unternehmensgeschichte haben wir das erste Mal eine Erneuerung von innen heraus - durch und mit unseren Mitarbeiter*innen - angestoßen und konnten uns über ein hohes Maß an Engagement und Unterstützung freuen. Das hat einen umfangreichen Lernprozess in vielen Dimensionen angeregt, den wir unbedingt fortsetzen wollen und werden.

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