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Interview mit Janine Lampprecht
Die Grenzlotsen GmbH wurde im Jahr 2013 von Janine Lampprecht als Einzelunternehmen gegründet. Mit den Programmen uWM und uWM plus hat es das Unternehmen geschafft, mit Struktur und Qualitätsanspruch zu wachsen. Aktuell beschäftigt es 14 Mitarbeitende. Die Grenzlotsen GmbH hat sich auch für die Zukunft das Ziel gesetzt, weiter zu wachsen und kommende Hürden gemeinsam zu bewältigen. Als kleines Unternehmen hat es die uWM-Förderung erst ermöglicht, die ersten Schritte zu gehen.
Das Unternehmen ist spezialisiert auf die Beratung im grenzüberschreitenden Warenverkehr. Dabei berät das Team Unternehmen bei der Gestaltung von Prozessen und führt Spezialprojekte im Zusammenhang mit außenwirtschaftlich relevanten Stammdaten durch. Zudem führt die Grenzlotsen GmbH Trainings und klassische Beratungen rund um außenwirtschaftlich bedeutsame Fragen durch.
Mit welchen Herausforderungen sahen Sie sich in Ihrem Unternehmen konfrontiert?
Die Grenzlotsen GmbH verzeichnete in den letzten Jahren eine Erhöhung des Personals sowie eine Erweiterung unserer Angebote und Produkte. Neben dieser internen Entwicklung standen wir vor der Herausforderung, stetig das wesentliche Geschäft mit den Kunden im Blick zu haben. Wichtig war es uns, nicht nur quantitativ, sondern ebenso qualitativ zu wachsen. Die Entwicklung unserer Mitarbeiter und Strukturen erfordert Zeit und Investition in eigene Abläufe und die Beschäftigten.
Im Detail bedeutet dies, agile und saubere Strukturen zu schaffen, vorhandene Kommunikationsmittel weiter auszubauen bzw. anzupassen sowie Führungsstrukturen aufzubauen. Dabei wird der Gedanke eines Konzepts für agile Entwicklung stets verfolgt. Bedeutend war hierbei, nicht in die klassischen Organisationsmuster zu fallen.
Wichtig war uns, die proaktive Mitarbeit des Teams zu stärken und kompetenzbasiert zu entscheiden, wer das Projekt und die Aufgabe übernehmen kann. Darüber hinaus wollten wir wirksame Voraussetzungen für die digitale Abbildung und Steuerung der Prozesse schaffen und diese damit weiter digitalisieren. Im Fokus stand dabei, dass das Team in Verbindung mit dem Prozessberater die idealen Lösungen findet.
Wie lief die Beratung ab und worauf haben Sie sich mit Ihren Beschäftigten verständigt?
Wir haben bereits durch die Förderung im Rahmen von uWM und einer großartigen Beratung durch die Prozessberaterin sehr gute Erfolge erzielt. Die Prozessberaterin und das Lab-Team kannten sich daher bereits aus dem vergangenen Prozess und konnten sich aufgrund vorhandenen Vertrauens unmittelbar auf das Experiment einlassen. Ziel war es, in regelmäßigen Reviews des Lab-Teams und gesamten Teams neue Strukturen und digitale Prozesse erfolgreich zu erarbeiten und umzusetzen.
Können Sie schon Veränderungen bemerken, wurden bereits konkrete Ergebnisse erzielt?
Definitiv, ja. Durch die aktive Mitarbeit und Erarbeitung der Prozesse und Strukturen konnten die Beschäftigten des Lab-Teams den Prozess effizient in den Arbeitsalltag integrieren. Auch der Einbezug der weiteren Beschäftigten lief problemlos. Des Weiteren wurde aktiv an dem neuen Geschäftsmodell der operativen Zollabwicklung weitergearbeitet, welches wir erfolgreich im Oktober 2020 umgesetzt haben. Die Prozessarbeit hat insbesondere stetig für neue Erkenntnisse gesorgt und den Fokus auf die Entwicklung der Mitarbeitenden als auch des Unternehmens gerichtet.
Was, glauben Sie, hat in Ihrem Unternehmen zum Erfolg der Beratung beigetragen?
Was uns sehr geholfen hat, war der Blick von außen durch die Prozessberaterin. Die Tatsache, dass eine unternehmensfremde Person unsere Arbeitsweise und die täglichen Herausforderungen betrachtet, war sehr förderlich für den Prozess. Die Termine waren für uns wie Ankerpunkte, an denen wir uns immer wieder orientieren konnten. Dies ermöglichte es uns, kontinuierlich Lösungsansätze zu erarbeiten und eine stetige Entwicklung aufrecht zu erhalten. Zudem hat die Beratungsunterstützung sehr geholfen, immer wieder zum Thema zurückzukommen und das Ziel im Blick zu behalten.